Уважаемый член Палаты,
В ходе анализа обращений, поступающих в Палату аудиторов, было установлено, что в некоторых случаях официальные письма, заявления, обращения, запросы и иные документы переписки, направляемые в Палату от имени аудиторских организаций или независимых аудиторов, подписываются и представляются лицами, не уполномоченными выступать от имени соответствующих лиц.
Такие случаи создают неопределенность при установлении автора документа, полномочий представителя, лица, несущего юридическую ответственность, а также официального статуса обращения и могут препятствовать надлежащему ведению документооборота и делопроизводства.
В связи с этим в целях обеспечения юридической действительности официальных документов, представляемых в Палату, системной организации документооборота, а также соблюдения требований действующей Инструкции о ведении делопроизводства и правил внутреннего документооборота необходимо учитывать и соблюдать следующие требования:
1. Каждое письмо, заявление, обращение, запрос и иной официальный документ данной категории, представляемый в Палату аудиторов, должен быть адресован председателю Палаты аудиторов Азербайджанской Республики.
2. Документы, представляемые от имени аудиторской организации, должны быть официально подписаны руководителем данной аудиторской организации или лицом, надлежащим образом уполномоченным в соответствии с законодательством, и заверены печатью организации.
3. Документы, представляемые независимым аудитором, должны быть лично подписаны соответствующим независимым аудитором и заверены печатью, используемой в официальной переписке с Палатой.
4. В случае обращения от имени члена Палаты через представителя к обращению должен прилагаться оригинал доверенности, в которой четко подтверждены полномочия представителя на подписание и представление документа, получение ответа и, при необходимости, получение документов.
5. Доверенность, выданная от имени юридического лица, должна быть подписана руководителем юридического лица и заверена печатью, а доверенность, выданная от имени независимого аудитора или физического лица, должна быть представлена в нотариально удостоверенной форме.
6. При ведении переписки посредством электронной почты заявления, обращения, письма, запросы и иные официальные документы такого характера должны быть заверены электронной подписью в соответствии с требованиями законодательства либо после официального подписания и проставления печати документ должен быть полностью, четко и целиком отсканирован и направлен. При необходимости Палата может потребовать представления оригинала отсканированного документа.
7. При подготовке, регистрации, отправке, хранении и архивировании официальной корреспонденции должны соблюдаться требования действующей Инструкции о ведении делопроизводства; в документах должны быть полностью и надлежащим образом указаны дата, регистрационный номер, адресат, отправитель, предмет документа, перечень приложений, подпись, печать и сведения о контактном лице.
В случае если по обращениям, представленным без соблюдения вышеуказанных требований, невозможно установить автора документа или полномочия представителя, обратившемуся лицу может быть сообщено о необходимости устранения выявленных недостатков. До устранения указанных недостатков прием обращения к официальному производству или начало процедуры официального рассмотрения обращения может быть невозможным.
Соблюдение указанных требований необходимо для обеспечения оперативности официальной переписки с членами Палаты, юридической силы документов и соблюдения делопроизводственной дисциплины. Просим довести настоящие требования до сведения соответствующих структурных подразделений, ответственных сотрудников и представителей.
